برگزاری ایونت مجازی برای بسیاری از کسب و کارها به یک فعالیت مهم و حیاتی تبدیل شده است. پس از پاندمی کرونا برگزاری ایونت آنلاین بیش‌تر برای آموزش مجازی و برگزاری جلسات آنلاین کاربرد داشت. ولی کاربردهای این پدیده پس از چند سال به میزانی گسترش پیدا کرد که امروزه بسیاری از رویدادها به صورت آنلاین برگزار می‌شوند. از برگزاری مجامع شرکت‌های سهامی تا مراحل اولیه مصاحبه‌های استخدامی و هماهنگی تیمی برای کارکنان دورکار گرفته تا معرفی خدمات و محصولات جدید و حتی برگزاری کنسرت‌ها و نمایش‌ها را می‌توان از کاربردهای برگزاری ایونت به صورت مجازی به شمار آورد.
در این میان برای برگزاری این ایونت‌ها اصول و ضوابطی وجود دارد که رعایت آن‌ها می‌تواند موفقیت و تاثیرگذاری برگزاری ایونت آنلاین را تضمین کند. اگر به دنبال برگزاری ایونت مجازی در کمتر از یک دقیقه هستید، این مطلب را از دست ندهید.
چرا برگزاری ایونت مجازی به ما کمک می‌کند؟
شاید بسیاری از افراد حضور فیزیکی در ایونت‌ها را تاثیرگذارتر بدانند. ولی بسیاری از رویدادهایی که به صورت حضوری برگزار می‌شوند، تحت تاثیر محدودیت‌های مکانی و زمانی قادر به ارائه کیفیت مورد انتظار نیستند. گاهی اوقات برای برگزاری ایونت به امکانات یا اشخاصی نیاز داریم که حضور فیزیکی آن‌ها در زمان مورد نظر ما ممکن نیست. هم‌چنین گرد هم آوردن متخصصان در یک مکان مشخص می‌تواند دشوار یا ناممکن باشد.
ولی با برگزاری ایونت مجازی هر فردی می‌تواند به راحتی از هر مکانی که باشد، در جلسه ما حضور اثربخشی داشته باشد. بنابراین برگزاری جلسه آنلاین نه تنها به ما کمک می‌کند تعداد افراد بیشتری را در رویداد خود حاضر داشته باشیم، بلکه محدودیت‌های زمان‌بندی و جغرافیایی را از میان بر می‌دارد. به علاوه موجب افزایش سرعت برگزاری جلسات می‌شود.
برای برگزاری ایونت آنلاین چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟
استراتژی‌ها و نکاتی که باید برای برگزاری ایونت آنلاین رعایت کنیم، در دو گروه قابل طبقه‌بندی هستند. اولین گروه مربوط به نکات فنی برگزاری ایونت به صورت آنلاین است و مواردی مانند انتخاب نوع رویداد، تجهیزات و پلتفرم را شامل می‌شود. دومین گروه در مورد جزئیات بصری، برندینگ و روش ارائه مطلب با توجه به شخصیت و نیاز مخاطبین است که البته تمرکز این مطلب بیش‌تر بر نکات فنی قرار دارد:
تجهیزات لازم برای برگزاری ایونت مجازی
حداقل تجهیزاتی که برای برگزاری ایونت مجازی به آن نیاز داریم شامل کامپیوتر شخصی یا لپ تاپ، وب‌کم و هدست یا میکروفون است. درست است که می‌توان به راحتی با استفاده از تلفن همراه هوشمند به عنوان شرکت‌کننده در رویداد شرکت کرد. ولی برای برگزاری یک رویداد به صورت حرفه‌ای به تجهیزات کامل‌تری نیاز داریم. با توجه به پایین بودن کیفیت وب‌کم داخلی لپ‌تاپ‌ها توصیه می‌کنیم از وب‌کم حرفه‌ای خارجی دارای وضوح تصویر مناسب بهره ببرید. هم‌چنین هدست یا میکروفون باید کیفیت صدای عالی و قابلیت حذف نویز داشته باشد. با توجه به تاثیر بالای نورپردازی بر کیفیت فیلم، فراهم کردن این تجهیزات هم توصیه می‌شود.
پلتفرم مناسب برای برگزاری ایونت آنلاین
شاید بتوان گفت که مهم‌ترین عامل موثر در برگزاری موفق یک رویداد انتخاب پلتفرم مناسب برای آن است. البته برای انتخاب درست به شناخت روش‌های برگزاری ایونت مجازی نیاز داریم. پس از آن باید هدف از برگزاری ایونت آنلاین را مشخص کنید. علاوه بر این لازم است هزینه‌های استفاده با بودجه‌ای که برای برگزاری وبینار یا ایونت در نظر گرفته‌اید متناسب باشد.
به عنوان مثال برای رویدادهای وبیناری، پلتفرمی مناسب است که از نظر نرم‌افزاری ظرفیت بالایی داشته باشد. هم‌چنین با توجه به حضور شرکت‌کنندگان در سطوح فنی متفاوت رابط کاربری باید ساده و بهینه باشد. قابلیت ضبط رویداد هم از قابلیت‌های ضروری برای پلتفرم رویداد آنلاین است. ولی در مورد رویدادهای استودیویی به استانداردهای فنی در سطح بالاتر نیاز داریم. چون تاثیر زیادی بر اعتبار برند برگزارکننده دارد و بنابراین لازم است قابلیت‌های پلتفرم حرفه‌ای‌تر باشد. در این زمینه می‌توان به ظرفیت بالای شرکت‌کنندگان، قابلیت به اشتراک‌گذاری محتوای چند رسانه‌ای و غیره اشاره کرد.
پلتفرم‌های داخلی بسیاری در بازار موجود هستند که هر کدام ظرفیت‌ها و ویژگی‌های قابل قبولی به کاربران ارائه می‌دهند. الوکام به عنوان یک سامانه بومی برای ارتباط آنلاین به صورت صوتی و تصویری قابلیت‌های باکیفیت و حرفه‌ای به کاربران خود ارائه می‌دهد. با کمک پلتفرم برگزاری ایونت مجازی الوکام، می‌توانید برگزاری جلسات مجازی شامل برگزاری کلاس آنلاین، جلسه آنلاین، وبینار و غیره را با کیفیت صدا و تصویر بالا و ارتباط پایدار برگزار کنید.
بهترین پلتفرم‌های برگزاری ایونت مجازی چه ویژگی‌هایی دارند؟
این‌که پلتفرم برگزاری ایونت آنلاین مناسب چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد، به نوع رویداد، تعداد شرکت‌کنندگان، هدف از برگزاری و بسیاری از عوامل دیگر بستگی دارد. ولی در مجموع پلتفرم مناسب باید قابلیت پشتیبانی از تعداد مخاطبان را در حجم بالا داشته باشد. کاربری آسان و سبک بودن پلتفرم برای اجرا هم می‌تواند برای کاربران بسیار کاربردی باشد. قابلیت ضبط سروری و ضبط لوکال به همراه امکان نظرسنجی هم از قابلیت‌های مفید محسوب می‌شوند. سایر ویژگی‌های مهم قابلیت رمزگذاری سرتاسری و اتاق‌های جلسه تفکیک شده هستند. برخی دیگر از قابلیت‌های کاربردی را در ادامه توضیح می‌دهیم:
قابلیت چت متنی
پلتفرم یا نرم‌افزار برگزاری جلسات آنلاین باید این امکان را برای کاربران فراهم کند که بتواند بدون ایجاد اختلال در فرایند برگزاری ایونت با یکدیگر به صورت متنی چت کنند. این ویژگی به خصوص برای مطرح کردن پرسش‌های احتمالی کاربرد دارد.
اشتراک‌گذاری صفحه نمایش
ویژگی اشتراک‌گذاری صفحه نمایش به خصوص برای برگزارکننده و سایر ارائه‌دهندگان در زمان برگزاری رویداد اهمیت زیادی دارد. این قابلیت به هم‌افزایی دانش، تسهیل ارتباط و افزایش هماهنگی میان‌گروهی کمک زیادی می‌کند.
جمع‌بندی
اگر به عنوان یک کسب و کار به دنبال برگزاری ایونت مجازی هستید، یا به عنوان یک ارائه‌دهنده خدمات آموزشی قصد برگزاری ایونت آنلاین یا کلاس درس یا وبینار را دارید، لازم است بتوانید در این زمینه تجربه عالی برای شرکت‌کنندگان ارائه دهید. چنین تجربه‌ای در جذب مشتریان جدید و وفادارسازی مشتریان قبلی نقش مهمی دارد. یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای برگزاری رویداد آنلاین پلتفرم‌ها یا سامانه‌های برگزاری رویداد مجازی است.
به همین دلیل ضروری است که از یک پلتفرم حرفه‌ای و جامع در این زمینه استفاده کنید. سامانه الوکام با ارائه قابلیت‌های کاربردی و تجربه کاربری ساده می‌تواند گزینه مناسبی برای برگزاری ایونت آنلاین باشد. هم‌چنین فراموش نکنید که برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی اصولی، تعیین اهداف و زمان‌بندی حرفه‌ای می‌تواند احتمال موفقیت و تاثیرگذاری ایونت آنلاین شما را افزایش دهد.
.jpg)
.gif)
.gif)
0 دیدگاه