یکی از مکانهای مهمی که ادارات، دانشگاهها و کارخانهها برای ارائه مطالب در نظر میگیرند سالنهای کنفرانس بوده و به جهت بالا رفتن کیفیت جلسات در این سالنها نیاز به استفاده از تجهیزات پیشرفتهای است. در این مقاله قصد داریم شما را با تجهیز سالن کنفرانس آشنا سازیم، اگر شما هم به دنبال تجهیزات مدرن و پیشرفته هستید تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
آشنایی با تجهیزات سالن کنفرانس
همان طور که میدانید امروزه سالنهای کنفرانس محلی مناسب برای جلسات اداری، همایشها و کنسرتهاست؛ بنابراین علاوه بر چیدمان و طراحیهای بکار گرفته شده در داخل این سالنها، استفاده از تجهیز سالن کنفرانس امری مهم و واجب به حساب میآید. به کار گیری این تجهیزات پیشرفته منجر به اثرگذاری بیشتر و آرامش مهمانان میشود.
سیستمهای صوتی حرفهای نمونهای از تجهیزات سالن کنفرانس است که منجر به ارتقا کیفیت همایش و جلسات میشود. این سیستم شامل امکاناتی مثل بی سیم، سیستم رأی گیری، تجهیزات تصویر برداری، امکان چرخش دوربین به صورت اتوماتیک، قابلیت ترجمه به صورت هم زمان و نیز قابلیت ضبط تصاویر است.
امکانات مورد نیاز جهت تجهیز سالن کنفرانس
در این بخش به معرفی تجهیزات موجود در سالن کنفرانس خواهیم پرداخت که شامل موارد زیر است:
استفاده از طراحیهای مناسب
انتخاب صندلی یکی از موارد مهم در تجهیز سالن کنفرانس است. در هنگام خرید صندلیهای یک سالن کنفرانس باید به این نکته توجه نمود که صندلیها برای حضار مناسب و راحت باشد و علاوه بر این رعایت هارمونی لازم بین طراحی صندلیها و سالن امری واجب است. صندلیهای موجود در سالن کنفرانسها، تئاتر و یا سینما با هم متفاوت بوده و هر کدام به نوبه خود دارای عملکرد خاصی هستند.
انتخاب کفپوش مناسب در سالن تأثیر بسیار زیادی بر زیبایی سالن کنفرانس و همچنین کاهش سر و صدا دارد. برای سالنهای کنفرانس میتوان از انواع مختلفی از کفپوشها نظیر سنگ، لمینت، چوب پنبه و یا اپوکسی استفاده نمود. حتی میتوان برای کاهش هزینهها از موکت هم استفاده کرد.
سیستمهای کنفرانس صوتی
گفت و شنود در داخل جلسات و همچنین وضوح صوت در هنگام تصمیمات گرفته شده در جلسات این سالنها امری بسیار مهم بوده و منجر به اثر بخشی می شود. از این رو تجهیزات صوتی دچار تحولی عظیم شده به این معنی که علاوه بر افزایش کیفیت محصولات تولید شده، روز به روز قابلیتهای جدیدی به آنها اضافه خواهد شد. سالنهای کنفرانس ظرفیتهای متفاوتی داشته و علاوه بر دکوراسیون و چیدمان مناسب تجهیزات در داخل سالن کنفرانس، نیاز به سیستمهای کنفرانس صوتی استاندارد دارند. یکی از استانداردهای مهم ایزوله بودن سالن کنفرانس است که در ایران 10 درصد از سالنها این استاندارد را رعایت نمیکنند. عدم رعایت استانداردها علاوه بر کاهش کیفیت ارائه، تأثیر مستقیمی بر روی سیستمهای صوتی دارد.
میکروفون رومیزی به عنوان یک تجهیز سالن کنفرانس علاوه بر زیبایی ظاهری، امکاناتی ارزشمندی از قبیل ترجمه هم زمان، کنترل صدا و از همه مهمتر امکان رأی گیری را برای حضار فراهم میکنند. از طرفی سیستمهای بیسیم نقاط قوت بسیاری نسبت به میکروفنهای نصب شده بر روی میز دارند. چرا که این سیستمها نیازی به برشکاری و سوراخ میزها ندارند و به دلیل عدم کابل کشی نصب آنها بسیار راحتتر است.
سیستمهای تصویربرداری به صورت خودکار
همان طور که دیدهاید در گذشته سیستمهای تصویر برداری به صورت دستی توسط فیلم برداران به سمت افرادی که داخل سالن صحبت میکنند میچرخید. اما امروزه سیستمهای تصویربرداری خودکار ضریب خطا را به صفر رسانده و به صورت اتوماتیک و در کسری از ثانیه به سمت فرد سخنران میچرخد. از این رو این سیستمها نیازی به تنظیمات دستی و تغییرات در ورودی و خروجی صدا ندارند.
سیستم پخش ویدئو و تصویر
از این سیستم میتوانید در زمانی که نیاز به پخش ویدئو و فایلهای کنفرانس دارید استفاده نمایید. از طرفی این سیستم قابلیت تصویر پخش افراد سخنران به صورت هم زمان را دارد.
مانیتور سالن کنفرانس با نامهای بالابر نمایشگر، لیفت مانیتور و یا آسانسور مانیتور شناخته میشود که از آنها میتوان برای پنهان نمودن مانیتورها درون میزهای سالن کنفرانس استفاده کرد.
برای تجهیز سالن کنفرانس میتوان از ویدئو پروژکتور هم به عنوان تجهیزی برای نمایش ویدئوها و تصاویر استفاده کرد. بر خلاف گذشته در هنگام به کار گیری پروژکتورهای امروزی نیازی به خاموش کردن نور اتاق نیست. پروژکتورهای پیشرفته دارای پردههایی اتوماتیک و کنترلی هستند که بر اساس نوع سالن و فضایی که دارد میتوان انواع مختلفی از پروژکتورها را نصب نمود.
یکی دیگر از تجهیزات تصویر برداری استفاده از پنل رومیزی VSP است. این دستگاه به شرکت کنندگان این امکان را میدهد که بتوانند به راحتی تصاویر و ویدئوهای پخش شده را در سالن از طریق تلفن موبایل و یا لپتاپهای خود مشاهده نمایند. از این پنلها به هنگام برگزاری کلاسهای آموزشی هم میتوان استفاده کرد.
سیستم صوت جانبی
یکی دیگر از سیستمهای تجهیز سالن کنفرانس، سیستم صوت جانبی است. از این سیستم در مواقعی که میزان صداهای خروجی برای تمامی شرکت کنندگان کافی نیست و یا نیاز به پخش ویدئو هم زمان داریم، به کار برده خواهد شد. از تجهیزاتی که در این سیستمهای جانبی استفاده می شود میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- سیستم صوت: جهت پخش و انتقال صدای فیلم و صداهای جانبی استفاده می شود و بدون کاهش کیفیت صدای دریافتی، صدا را تقویت و منتقل خواهد کرد.
- میکروفون: طبق توضیحات داده شده میکروفونها به دو دسته رومیزی و بی سیم تقسیمبندی میشوند و وظیفه انتقال صوت را با کیفیت بالا و بدون تأخیر به عهده دارند. تفاوت اصلی این دو میکروفون در این است که میکروفونهای با سیم صداها را از داخل کابل دریافت کرده و به دستگاه فرستنده ارسال میکند اما میکروفونهای بدون سیم امواج صوتی را به سیستم صوتی منتقل خواهند کرد.
- میکسر: این تجهیز وظیفه تنظیمات صدا مثل تنظیم بم شدن صدای فرد سخنگو را به عهده دارد. پس از دریافت صدا توسط سیستم صوتی، جهت تنظیم صدا وارد میکسر خواهد شد.
- آمپلیفایر: از آنجا که در سالنهای بزرگ نیاز به تقویت صدا است میتوان از آمپلیفایر استفاده کرد.
- بلندگو: این سیستم در ابعاد مختلفی تولید شده و یکی از اصلیترین سیستم برای پخش صدا به حساب میآید. بلندگوها بر اساس مساحت سالنها صدا را تقویت و پخش خواهند کرد؛ بنابراین پس از تقویت صدا با آمپلیفایر، صوت به جهت پخش برای عموم به پاور آمپلیفایر منتقل می شود. باند سقفی نمونهای از بلندگوهایی است که کاربرد بسیار زیادی در سالن کنفرانس خواهد داشت. این باند از تداخلات آکوستیک سال میکاهد و در نتیجه منجر به بالارفتن کیفیت و وضوح صدا خواهد شد.
انواع باندها در تجهیز سالن کنفرانس
در این بخش میخواهیم به معرفی اسپیکر اکتیو و اسپیکر پسیو بپردازیم.
اسپیکر اکتیو
باند اکتیو نیازی به آمپلیفایر نداشته و سیگنال را در درون خود تقویت خواهد کرد. در واقع میتوان گفت که یک بلندگو اکتیو دارای تقویت کننده اختصاصی است. در صورتی که نیاز به راه اندازی این نوع باند دارید میبایست آن را به برق و منبع صوتی وصل نمایید. صدای ارسال شده از منبع صوتی میتواند آنالوگ، دیجیتال و یا بدون سیم باشد.
از مهمترین مزیت این مدل اسپیکرها میتوان به اتصال راحت و ترکیب آنها با هم اشاره نمود. همچنین این اسپیکر دارای سیم کشی کمتری نسبت به پسیو دارد. با سیم کشی کمتر میتوان میزان وضوح صدا و کیفیت آن را افزایش دهیم. این باندها نیازی به خرید تجهیزات جانبی نداشته و دارای خروجی صدایی واقعی تر هستند. نصب بلندگوهای اکتیو بسیار راحتتر از پسیو است.
اسپیکرهای پسیو قابلیت کار با بلوتوث و وایفای را دارند و میتوانید با اتصال به تجهیزات بلوتوثی خود صداها و موزیکهایی که قصد پخش شدن آن را دارید به این باندهای ارسال نمایید.
از معایب این باند میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- عدم اضافه کردن آمپلیفایر
- دارای وزنی سنگینتر از پسیو
- دارای قیمت بالاتر
اسپیکر پسیو
با توجه به اینکه بر روی باند پسیو فقط ورودی صوت قرار دارد، پس نیاز به نصب یک آمپلیفایر و تقویت کننده صدا دارد. اگر بلندگوی پسیو دارای چندین درایور باشد سیگنالها به فرکانسهایی بالا و پایین تقسیم شده تا بتوانند به فرکانسی که درایور نیاز دارد برسند.
از مهمترین مزایای اسپیکر پسیو به عنوان یک تجهیز سالن کنفرانس این باند میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- دارای قابل انعطافپذیری بالاتر نسبت به بلندگوهای اکتیو هستند.
- قابلیت میکس کابلها و اسپیکرها در این نوع بلندگوها فراهم است.
- دارای قیمت پایینتر نسبت به اسپیکرهای اکتیو هستند.
- حمل و نقل آسانتر و جا به جایی راحتتری نسبت به بلندگوهای اکتیو دارند.
- امکان به روز رسانی بهتر و همچنین تعویض آمپلیفایر برای آنها فراهم است.
معایب مهم بلندگوهای پسیو عبارتاند از:
- این بلندگوها به فضای بیشتری نسبت به بلندگوهای اکتیو نیاز دارند.
- تداخل سیگنال بین اسپیکرها در این نوع بلندگوها وجود دارد.
ویژگیهای بلندگو سقفی
از آن جا که این بلندگوها در اکثر مواقع به حالت توکار نصب میشوند، در هنگام نصب میبایست محاسباتی دقیق از سیمکشیها داشته باشیم. این بلندگوها دستگاههایی دایرهای شکل بوده و دارای بدنهای صاف هستند و قسمت بلندگو دستگاه به صورت مشبک است.
برای نصب بلندگوهای سقفی نیاز به مهارت خاصی است. این بلندگوها صدایی با کیفیت بالا و یکنواخت پخش خواهند کرد.
تقسیمبندی اولیه این نوع بلندگوها بر اساس موقعیت نصب آنها است. دسته اول بلندگوهایی هستند که به صورت روکار نصب میشوند و نیازی به سیم کشی از داخل سقف ندارند. این نوع بلندگوها بیشتر در سالنهای جشن استفاده میشوند. استفاده از این بلندگوها در فضاهای رستوران یا هتلها برای پخش موزیکهای ملایم بسیار مناسب است و جذابیت خاصی را به فضا خواهد داد. دسته دوم بلندگوهای توکار هستند که سیم کشی آنها بعد از نصب قابل رویت نیست.
تقسیمبندی بعدی این نوع بلندگوها، بر اساس بی سیم و با سیم بودن آنهاست. بلندگو سقفیهای بلوتوث دار و بی سیم را میتوان به راحتی به وسایل ارتباطی خود مثل لپتاپ یا موبایل متصل کرد و موزیک را به آنها انتقال داد.
این نوع بلندگوها را میتوان بر اساس میزان کیفیت و ظرفیت صدا تقسیمبندی کرد. یعنی بلندگوهای سقفی قابلیت پخش صداهای درشت و ریز را به صورت تفکیک شده دارند، اما بیشتر برای پخش موزیکهای ملایم از این نوع بلندگوها استفاده خواهند کرد.
باند سقفی را میتوان به عنوان یک تجهیز سالن کنفرانس هم در نظر گرفت چرا که این بلندگوها صدا را با وضوح بسیار بالایی پخش خواهند کرد.
نصب سیستمهای کنفرانس به چه صورتی است؟
در ابتدا برای درک بهتر به تعریف کلی از سیستم خواهیم پرداخت و در ادامه به چگونگی نصب سیستم در سالن کنفرانسها میپردازیم.
علاوه بر طراحیهای خاص در تجهیز سالن کنفرانس، استفاده از سیستم کنفرانس، همراه سیستم صوتی و سیستم تصویری در سالنهای کنفرانس و همایشها به کیفیت جلسات و کنفرانسها میافزاید. با توجه به اینکه عدم راه اندازی درست و نصب این سیستم منجر به بروز مشکلات در ارائه خواهد شد، بنابراین نصب سیستمهای کنفرانس نیازمند دانش است.
بررسی دیاگرام نصب سیستمهای کنفرانس
کلیه میکروفونهای داخل یک سالن به صورت سری با هم ارتباط دارند و به مرکز کنترل سیستمهای کنفرانس متصل هستند. وقتی گوینده شروع به صحبت میکند ابتدا سیگنال صدا از کپسول میکروفن عبور داده میشود و به مرکز کنترل سیستمهای کنفرانس انتقال مییابد. سپس در کسری از ثانیه و با یک حرکت معکوس صدا از طریق مرکز به سمت بلندگو رفته و به صورت بلندتر و با کیفیت بهتر پخش خواهد شد.
به جهت افزایش صدای سخنگو میتوان از سیستم صوت فراگیر و نصب چندین بلندگو در سالن استفاده کرد. سیگنالهایی که به مرکز ارسال میشوند، از مرکز به آمپلیفایر متصل شده و در آخر به بلندگوهای جانبی منتقل میشوند.
یکی از مواردی که در تجهیز سالن کنفرانس باید رعایت نمود، نظم دهی و چیدمان مرتب است. نصب سیستمهای کنفرانس باید درخور سالن باشد. مواردی که میتواند به زیباسازی سالن کنفرانس کمک کند عبارتاند از:
- استفاده از قرینه سازی
- آرایش کابلهای ارتباطی
- زیبا سازی در چیدمان تجهیزات
- نصب تجهیزات در جایگاهی مناسب
در انتخاب سیستمهای کنفرانس به چه نکاتی باید توجه کرد؟
از جمله نکاتی که باید در هنگام نصب سیستم رعایت کرد میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- دریافت صدای مناسب سخنران
- نوع میز کنفرانس و همچنین میزان فاصله کنسول از دهان فرد سخنگو
- استفاده از میکروفن گردان حرفهای
- بالا بودن توان بلندگو
- بالا بودن کیفیت و امکانات صوتی سالن
- نحوه کنترل دوربینها
- میزان بودجه برای تجهیز سالن کنفرانس
قیمت تجهیز سالن کنفرانس و نصب سیستم
قیمت سیستمها به نوع برند و میزان کارایی آنها بستگی دارد. از آن جا که با پیشرفت تکنولوژی روبرو هستیم قیمت این سیستمها روز به روز در حال افزایش است اما از سمتی گارانتی آنها بیشتر خواهد شد.
قیمت سیستم آنالوگ با دیجیتال متفاوت بوده و سیستم آنالوگ دارای قیمت پایینتری است. این سیستمها دارای سیستم برنامه ریزی به جهت روشن شدن میکروفون از طریق منبع تغذیه بوده و علاوه بر آن دارای کنترل میزان صدا بر روی میکروفن خواهند بود. اما در سیستم دیجیتال از تجهیزات پیشرفته و بهروزتری استفاده میکنند که بر همین اساس قیمت بالاتری دارند.
مزایای تجهیز سالن کنفرانس
استفاده از تجهیزات سالن کنفرانس منجر به برخورداری از مزایای زیر خواهد شد:
- امکان شرکت گروه بیشتری از افراد در داخل جلسه می شود و افزایش میزان دسترس پذیری شرکت کنندگان
- این تجهیزات باعث میشود که زمان جابهجا کردن میکروفن بین سخنرانها صرفه جویی شود و کیفیت جلسات را بهبود بخشند.
- فراهم کردن مترجم هم زمان به کیفیت و بهبود برگزاری جلسات کمک خواهد کرد.
- کنترل جلسات و راه اندازی سیستم رأی گیری به مدیر اجاره میدهد که جلسه را به صورت محتاطانه کنترل کند.
- استفاده از تجهیزات پیشرفته و رعایت زیبا سازی در نوع چیدمان تجهیزات احترام به مخاطبان بوده و همچنین دادن یک میکروفن به هر شرکت کننده به صورت مجزا منجر به ایجاد تعهد به ارزش صدای او خواهد بود.
در طراحی تجهیز سالن کنفرانس چه مواردی را باید استفاده نمود؟
در هنگام طراحی یک سالن همایش میبایست به نکات بسیار مهمی توجه نمود از جمله:
- ابعاد و شکل ظاهری سالن کنفرانس که به تعداد شرکت کنندگان، تعداد صندلیها و زاویههای دید آنها بستگی دارد.
- محل قرارگیری سن و مخاطبان
- قابل رویت بودن مسیر عبور و مرور
- طراحی سالن بر اساس رنگهای مناسب
- رعایت اصل زیبا شناسی در طراحی
- استفاده از نورپردازی کافی و مناسب
- ساخت محیطی آکوستیک
- استفاده از صندلیهای مناسب و راحت با فاصله کافی
- استفاده از تجهیزات پیشرفته صوتی و تصویری
- استفاده از صفحه نمایش در اندازه مناسب با سالن
- استفاده از کفپوش مناسب در طراحی سالن کنفرانس
- استفاده از دوربینهای مدار بسته برای بالابرهای اتوماتیک و دوربینهای تخت شبکه
- مجهز کردن سالن به انتقال تصویر بر روی تلفن همراه
برندهای تولید کننده قطعات مورد نیاز در تجهیز سالن کنفرانس
شرکتها و برندهای مختلفی در تولید تجهیزات سالن کنفرانس نقش دارند که همگی آنها بسته به امکاناتی که دارند، دارای قسمتهای متفاوتی خواهند بود، معروفترین آنها عبارتاند از:
- شرکت تولید کننده تجهیزات بیرداینامیک (Beyerdynamic)
- شرکت تولیدی دی اند دی D&D
- شرکت لم (LEM)
- شرکت بوش (Bosch)
- شرکت سی اند دی (C&D)
- شرکت سن هایزر (Sennheiser)
- شرکت بهرینگر (Behringer)
علامه بر این میتوانید با مراجعه به سایت آوازک اقدام به خرید امکانات پیشرفته و مدرن تجهیزات سال کنفرانس بپردازید.
سؤالات متداول در هنگام تجهیز سالن کنفرانس
سؤال: سیستمهای کنفرانس چیست؟
پاسخ: با توجه به تعریفی که از سیستم داریم، سیستمهای کنفرانس به کلیه وسایل و تجهیزات مورد نیاز برای ارائه مطالب و جلسات کاری گفته می شود که هر کدام دارای وظایف منحصر به فردی خواهند بود.
سؤال: آیا نحوه چیدمان صندلیها بر روی کیفیت کنفرانس تأثیر دارد؟
پاسخ: بله، صندلیهای هر سالن بر اساس موضوع همان کنفرانس چیده خواهد شد و بر کیفیت آن تأثیر به سزایی خواهد داشت. از آن جا که برخی از سمینارها طولانی بوده میبایست برای سالن کنفرانس از صندلیهای راحت و مناسبی استفاده نمود.
سؤال: بهترین کفپوش مورد نیاز در تجهیز سالن کنفرانس چیست؟
پاسخ: طبق توضیحات داده شده در این مقاله برای کاهش سر و صدای داخل سالن میبایست از کفپوشهای مناسبی استفاده نمود. کفپوش چوب پنبهای دارای سطحی نرم بوده و در برابر عبور و مرور بسیار مقاوم است. همچنین میتواند به ایزوله نمودن اتاق کمک بسیاری کند.
سؤال: چرا برای برگزاری جلسات به سالن کنفرانس نیاز داریم؟
پاسخ: از آن جا که میزان کیفیت برگزاری در بعضی از جلسات مهم است. وجود سالن کنفرانس این امکان را به مدیران میدهد که بتوانند با خیال راحت جلسات را مدیریت کنند، صدا و تصویر حضار را با کیفیت و تجهیزات پیشرفتهای ضبط نمایند و نیز بدون خطا بتوانند رأی گیری انجام دهند.
سؤال: به چه نکاتی در مجهز کردن سالن کنفرانس باید توجه کرد؟
پاسخ: در تجهیز سالن کنفرانس به مواردی مثل متراژ سالن، استفاده از تجهیزات پیشرفته، استفاده از سیستمهای کنفرانس پیشرفته، صندلیهای مناسب و طراحی و دیزاین مناسب سالن باید توجه نمود.
سؤال: سالن کنفرانس شامل چه تجهیزات اصلی است؟
پاسخ: این تجهیزات میتواند شامل سیستمهای کنفرانس، سیستمهای صوتی جانبی، سیستم رکورد و دوربین، ویدئو پروژکتور، بالابر نمایشگر، VSP و پرده نمایش باشد.
سؤال: در قیمت تجهیز سالن کنفرانس چه عواملی ممکن است تأثیر گذار باشد؟
پاسخ: عواملی مثل متراژ سالن کنفرانس، تعداد کنسولهای میکروفنها، تعداد دوربینهای قابل نصب، دیجیتالی یا آنالوگی بودن تجهیزات، امکان قابلیت را گیری، نوع کیفیت تجهیزات استفاده شده در سالن، برندهای تجهیزات و ... در قیمت تجهیزات مورد نیاز برای سالن کنفرانس تأثیر گذار خواهند بود.
سؤال: خرید اسپیکرهای پسیو بهتر است یا اکتیو؟
پاسخ: در پاسخ به این سؤال میتوان گفت که خرید این نوع باندها به نوع کاربردی که از باندها انتظار دارید و همچنین مقدار مساحت سالن کنفرانسی که قرار است برای آنها این تجهیز را فراهم کنید، بستگی دارد. بلندگوهای اکتیو به سیم کشی کمتری نیاز دارند، نیازی به خرید آمپلیفایر جداگانه ندارند و در فضای کوچک نیز قابل نصب هستند. اما اسپیکرهای پسیو امکان ارتقا دارند، هزینه بالاتری دارند و وزن آنها سبکتر است.
سخن آخر
در این مقاله به نحوه ایجاد تجهیز سالن کنفرانس پرداختیم. همان طور که گفته شد مدیران و صاحبان کسب و کار به جهت افزایش کیفیت جلسات و ارزش گذاری به افراد شرکت کننده، میتوانند از سالن کنفرانسهایی که دارای تجهیزات مدرنتر و به روزتری هستند استفاده نمایند. اگر شما هم با نمونه سالن کنفرانسهای خوب و مدرن در داخل ایران آشنا هستید، در انتهای این مقاله برای ما بنویسید.
0 دیدگاه