فرایندهای مختلفی در سازمان‌ها و ادارات وجود دارند، اما یکی از پرکاربردترین فرایندهای سازمانی، نامه نگاری اداری و مکاتبات سازمانی است؛ در نامه‌های اداری – چه درون سازمانی و چه برون سازمانی – از لحن و اصطلاحات خاصی استفاده می‌شود، که اطلاع از آنها و کاربردشان، یکی از مهم‌ترین مسائلی است که مدیران و کارکنان سازمان باید به آن توجه داشته باشند. از همین رو، مدیران و کارمندان سازمان‌ها، باید با نحوه نوشتن نامه‌های اداری و همچنین اصطلاحات پرکاربرد در نامه های اداری آشنایی کامل به دست بیاورند. در این مقاله، 30 تا از پرکابردترین اصطلاحات در نامه های اداری را باهم مرور خواهیم کرد؛ برای آشنایی با این اصطلاحات و کاربرد آنها، از شما دعوت می‌کنیم تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
نامه نگاری اداری چیست؟
نامه اداری به نامه‌هایی گفته می‌شود که به صورت درون/برون سازمانی ارسال و دریافت می‌شوند و حاوی یک یا چند موضوع اداری (اطلاع رسانی، ارسال درخواست، ابلاغ دستور، ارسال مستندات و...) هستند و به عنوان وسیله ارتباطی رسمی در داخل و خارج از سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ به فرایند ارسال و دریافت نامه اداری، نامه نگاری اداری یا سازمانی می‌گویند.
در نامه‌های اداری با توجه به موضوع نامه و همچنین سلسله مراتب سازمانی گیرنده/فرستنده، از لحن و اصطلاحات مختلفی استفاده می‌شود؛ در ادامه به معرفی برخی از اصطلاحات نامه های اداری که بیشترین کاربرد را در نامه نگاری اداری دارند، می‌پردازیم.
30 تا از اصطلاحات پرکاربرد در نامه های اداری به همراه مثال
فهرستی از اصطلاحات نامه های اداری:
1. مذاکرات
معنی: صحبت‌ها، گفتگوها.
مثال: طبق مذاکرات قبلی، دستور کار برای مراجع ذی‌ربط...
2. پیوست
معنی: نامه یا مستنداتی که به همراه نامه ارسال می‌شوند.
مثال: مدارک ذکر شده به پیوست ارسال می‌گردند.
3. عطف
معنی: بازگشت، توجه؛ برای اشاره به نامه یا موضوعی که قبلا بیان شده یا در مورد آن صحبت شده به کار می‌رود.
مثال: عطف به نامه شماره.....
4. پیرو
معنی: در ادامه، در پی؛ برای اشاره به موضوعی که در دنباله و ادامه مکاتبات و صحبت‌های گذشته صورت گرفته است، استفاده می‌شود.
مثال: پیرو نامه شماره.... / پیرو مذاکرات روز شنبه....
5. ابلاغ
معنی: فرمان، دستور: برای ارسال دستورات یا دستورالعمل‌ها به کار می‌رود.
مثال: دستورات لازم طی 2 روز آینده ابلاغ خواهند شد.
6. لذا / فلذا
معنی: بنابراین، از این رو.
مثال: لذا / فلذا پیرو مذاکرات صورت گرفته، اقدامات لازم را مبذول فرمایید.
7. مبذول فرمایید
معنی: مورد بخشش قرار دادن، لطف کردن؛ در نامه های اداری زیردستان به‌جای عبارت "دستور فرمائید" از این عبارت برای نامه نگاری با مقام مافوق خود استفاده می‌کنند.
مثال: لطفا دستورات لازم را مبذول فرمایید.
8. مستحضر / مستحضر هستید
معنی: در جریان بودن، اطلاع داشتن.
مثال: همانطور که مستحضر هستید، اقلام ذکر شده نیاز به تهیه دارند.
9. تمهیدات
معنی: تدارکات، آماده‌سازی، مهیا کردن.
مثال: به منظور برگزاری هرچه بهتر مراسم، تمهیدات مناسب در نظر گرفته شود.
10. مراتب جهت استحضار
معنی: موضوع برای اطلاع رسانی.
مثال: مراتب جهت استحضار متعاقبا ارسال می‌گردد.
11. متعاقباً
معنی: بعدا
مثال: ابلاغیه جدید متعاقبا به شما اعلام خواهد شد.
12. مقرر فرمایید
معنی: دستور دادن، حکم کردن، تعیین کردن.
مثال: مقرر فرمایید تمهیدات لازم برای اجرای پروژه صورت بگیرد.
13. اقدام عاجل
معنی: عمل سریع، اقدام سریع.
مثال: لطفا جهت پرداخت بدهی‌های معوقه اقدام عاجل شود.
14. معوقه
معنی: عقب افتاده، به تاخیر افتاده.
مثال: لطفا نسبت به پرداخت‌های معوقه اقدامات لازم صورت بگیرد.
15. استناد
معنی: تکیه کردن، سند قرار دادن.
مثال: استناد به نامه شماره...
16. امعان نظر
معنی: توجه، دوراندیشی، آینده نگری.
مثال: در همین راستا، پیشاپیش از امعان نظر حضرت عالی سپاسگزارم.
17. شایان ذکر
معنی: ارزش بیان کردن، گفتنی است.
مثال: شایان ذکر است که توجه به خط مشی سازمان....
18. خط مشی
معنی: رویه، طرز کار، سیاست و قوانین.
مثال: لذا با توجه به خط مشی سازمان، اقدامات لازم صورت بگیرد.
19. مساعدت
معنی: کمک
مثال: از مساعدت جنابعالی سپاسگزاریم.
20. اقدام مقتضی
معنی: انجام کاری متناسب با تقاضا یا موضوع مطرح شده.
مثال: لذا خواهشمند است هرچه سریع‌تر اقدام مقتضی معمول فرمایید.
21. استدعا می‌گردد / استدعا است
معنی: خواهشمندم.
مثال: استدعا می‌گردد نسبت به نکات ایمنی توجه بیشتری فرمایید.
22. اهتمام ورزید
معنی: تلاش کنید.
مثال: با نظر به محدودیت‌های پیش‌رو، در راستای کاهش هزینه‌ها اهتمام ورزید.
23. موارد مشروحه
معنی: موارد توضیح داده شده.
مثال: موارد مشروحه پیوست گردیدند.
24. امور محوله
معنی: کارها یا امور واگذار شده.
مثال: لذا خواهشمند است نسبت به امور محوله اهتمام ورزید.
25. اظهار کردن
معنی: بیان کردن.
مثال: همانطور که در جلسات قبلی اظهار شد...
26. با عنایت به
معنی: با توجه به، با نظر به، با در نظر گرفتن.
مثال: با عنایت به قوانین مربوطه... / با عنایت به اینکه مسئول مربوطه...
27. مزید امتنان
معنی: قدردانی مضاعف، سپاسگزاری بیشتر؛ این عبارت در انتهای نامه اداری و به منظور بیان درخواست استفاده می‌شود.
مثال: اقدام عاجل در امور محوله، موجب مزید امتنان است.
28. بذل توجه
معنی: توجه کردن.
مثال: فلذا از بذل توجه شما سپاسگزاریم.
29. حسن نیت
معنی: نیت خیر، نیت خوب، نیت صادقانه.
مثال: از همین رو، پیشاپیش از حسن نیت شما سپاسگزاریم.
30. حسن اعتماد
معنی: داشتن اعتماد خوب، اعتماد داشتن.
مثال: از حسن اعتماد شما بسیار سپاسگزاریم.
در لیست فوق، برخی از لغات پراستفاده در نامه های اداری را با هم مرور کردیم؛ امیدواریم که اطلاعات مفیدی از این مقاله به دست آورده باشید. شایان ذکر است که هر کدام از کلمات و اصطلاحات پرکاربرد مذکور، در شرایط و جایگاه خاصی استفاده می‌شوند، فلذا نسبت به انتخاب کلمات مناسب در نامه های اداری خود، توجه فرمایید.
منبع مقاله: فراگستر
.jpg)
0 دیدگاه