طراحی فرآیند کسب و کار و نکات کلیدی آن

طراحی فرآیند کسب و کار چیست؟

طراحی فرآیند کسب‌و‌کار روشی است که  یک مفهوم انتزاعی را به جریان گام‌به‌گام تبدیل می‌کند. . سازمان‌های جدید زمانی درگیر طراحی فرآیند کسب‌وکار می‌شوند که به دنبال راه‌هایی برای تولید و ارائه محصولات و خدمات خود ‌باشند. هم‌چنین فرآیندهای کاملاً جدید را اجرا یا فرآیندهای موجود را بازطراحی ‌کنند.

سازمان‌ها ممکن است این کار را به طور ضمنی انجام دهند و یا رویکرد رسمی و سازمان یافته تری داشته باشند. یک رویکرد ضمنی برای طراحی فرآیند کسب و کار می تواند به سادگی یک هدف را در نظر گرفته و گام‌هایی برای رسیدن به آن بردارد. با این حال، این رویکرد به کارآمدی یک رویکرد سازمان یافته‌تر نیست.

مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی موثر خواهند بود که مقیاس پذیر و قابل تکرار باشند. اگر سازمانی فاقد فرآیندهای ساختاریافته باشد، کارکنان در یک صنعت بر اساس تجربه خود به اقدامات معمول می‌‍ پردازند، که این امر منجر به ناهماهنگی و بازدهی کم خواهد شد.

مراحل طراحی فرآیند کسب و کار

طراحی فرآیند کسب و کار شامل 4 مرحله زیر است:

•             شناسایی و تعریف مشکل

•             شناسایی ورودی‌ها، خروجی‌ها، ذینفعان و فرآیندها

•             طرح‌ریزی فرآیند

•             آزمایش فرآیند

طراحی فرآیند کسب و کار

باز مهندسی فرآیند کسب‌و‌کار موثر نیازمند یک رویکرد اصولی است که از طریق هر یک از 4 مرحله ذکر شده در بالا تکمیل می‌شود. با این حال، این فرآیند را می توان با استفاده از نرم افزار فرآیند کسب و کار که سادگی در طراحی را امکان پذیر می کند، کارآمدتر کرد.

شناسایی و تعریف مشکل

این مرحله شامل مشخص کردن انگیزه‌ها و دلایل طراحی یک فرآیند تجاری است که بسته به شرایط شما و ماهیت سازمان می تواند یک کار نسبتا ساده یا بسیار ‍یچیده باشد. به عنوان مثال، یک سازمان ممکن است نیاز به تغییر در روند به کارگماری کارکنان سازمان خود داشته باشد که ‍‍جایی قبلاً وجود نداشته است. سازمان دیگری ممکن است نیاز به طراحی فرآیندهای جدید برای تطبیق با محصول یا خدمات خود داشته باشد. قبل از ادامه دادن، در نظر بگیرید که آیا این فرآیند ارزش افزوده خواهد داشت یا نه و چگونه به نفع سازمان خواهد بود.

شناسایی ورودی‌ها، خروجی‌ها، ذینفعان و فرآیند‌ها

خروجی‌ها مستقیماً با مشکلی که در مرحله قبل شناسایی کردید مرتبط هستند. در آنجا، شما نیازی را شناسایی کردید و در مورد اینکه نتیجه نهایی چه چیزی باید باشد، ایده‌ای دارید. در این مرحله شروع به جمع آوری اطلاعات کنید. ذینفعانی را که با فرآیند آشنا هستند یا پس از اجرا در فرآیند دخیل خواهند شد را شناسایی کنید. آن‌ها را در جلسات Brainstorming شرکت دهید و تا جای ممکن ارتباطات حضوری را  برای تبادل اطلاعات هر چه بیشتر به حداکثر برسانید.

مشخص کنید که چه منابعی برای تولید خروجی‌های شما مورد نیاز است و س‍پس به فرآیند‌هایی فکر کنید که برای رسیدن به آن استفاده خواهید کرد. تمام ورودی‌ها، خروجی‌ها و فرآیند‌های خود را جداگانه فهرست کنید تا بتوانید هنگام ترسیم نقشه فرآیند به راحتی به آن‌ها مراجعه کنید.

طرح‌ریزی فرآیندها

نقشه فرآیند یک ابزار بهبود فرایند است که برای نمایش بصری جریان کار هنگام طراحی یک فرآیند کسب‌وکار استفاده می‌شود. نقشه‌های فرآیند می‌توانند اشکال مختلفی داشته باشند. آن‌ها می‌توانند به سادگی یک اینفوگرافیک یا فلوچارت باشند. نقشه‌های فرآیند هم‌چنین دارای مزایای بهبود نگرش هستند و می‌‍توانند به طور یکپارچه در سیستم‌های فناوری موجود سازمان ادغام شوند. هر نقشه باید چندین عنصر کلیدی داشته باشد که شامل موارد زیر می‌شوند:

•             اقدامات

•             نقاط تصمیم گیری

•             ورودی‌ها و خروجی‌ها

•             کارکرد

•             ذینفعان درگیر پروژه

•             اندازه گیری فرآیند

•             زمان مورد نیاز

شما می‌توانید نقشه فرآیند را به صورت دستی یا با استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار ایجاد کنید. در حین ترسیم نقشه خود، مطمئن شوید که هر مرحله برای کاربر منطقی باشد. مراحل باید به زبان ساده و با استفاده از اصطلاحات ابتدایی نوشته شوند و به راحتی قابل خواندن باشند. مطمئن شوید که نقشه شما شامل تمام ورودی‌ها، خروجی‌ها، ذینفعان و فرآیند‌های شناسایی‌شده در مرحله دوم است. نرم افزار فرآیند کسب و کار در اینجا می‌تواند در زمان و انرژی شما صرفه جویی زیادی کند.

آزمایش فرآیند

مهم است که فرآیندهای جدید را قبل از اجرا در عملیات خود به طور کامل آزمایش کنید. راه‌های زیادی برای آزمایش طراحی فرآیند کسب و کار شما وجود دارد. یکی از راه‌ها، اجرای قسمت‌های کوچک‌تر فرآیند و گسترش آن به بیرون است. به همین ترتیب، یکی دیگر از رویکردهای موثر، خطای عمدی در فرآیندهای خاص تا زمانی است که از کار بیفتند. سپس می توانید به جایی که فرآیند کار نکرده است نگاه کرده و علت آن را بررسی کنید.

از اطلاعاتی که از آزمون‌های خود یاد می‌گیرید برای ایجاد تغییرات استفاده کرده و دوباره فرآیند را تست کنید. به این روند ادامه دهید تا زمانی که فرآیندهای شما در برابر چالش‌های دنیای واقعی نیز کار کنند.

بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR)

بازمهندسی فرآیند کسب و کار را می‌توان طراحی مجدد اساسی  فرآیندهای کسب و کار  برای دستیابی به بهبودهای چشمگیر در جنبه‌های حیاتی مانند کیفیت، خروجی، هزینه، خدمات و سرعت تعریف نمود. بازمهندسی فرآیند کسب و کار با هدف کاهش هزینه‌های سازمانی و افزایش اثربخشی فرآیندها در مقیاس بسیار بزرگ انجام می‌شود.

آیا بازمهندسی فرآیند کسب و کار  به معنای بهبود فرایند کسب و کار (BPI) است؟

در ظاهر، بازمهندسی فرآیند کسب و کار بسیار شبیه بهبود فرآیند کسب و کار است.  با این حال، تفاوت‌های اساسی وجود دارد که این دو را متمایز می‌کند. بهبود فرآیند کسب و کار ممکن است در مورد بهینه سازی چند قانون در کسب‌و کار باشد.  اما بازمهندسی، یک رویکرد بدون محدودیت برای نگاه کردن به فراتر از مرزهای تعریف شده و ایجاد تغییرات است.

در حالی که بهبود فرآیند کسب و کار بر اصلاح فرآیندهای موجود تمرکز دارد، بازمهندسی فرآیند کسب و کار به تصویر گسترده‌تر نگاه می‌کند. بهبود فرآیند کسب و کار گلوگاه‌های فرآیند را شناسایی کرده و تغییرات در فرآیندهای خاص را توصیه می‌کند. چارچوب فرآیند اصولاً زمانی که بهبود فرآیند کسب و کار  در حال انجام است، یکسان می‌ماند. از سوی دیگر، بازمهندسی فرآیند کسب و کار  قوانین موجود را رد می‌کند و اغلب یک مسیر غیر متعارف را برای انجام مجدد فرآیندها از دیدگاه مدیران رده بالا در پیش می‌گیرد.

بهبود فرآیند کسب و کار مانند ارتقاء سیستم اگزوز در خودروی پروژه شما است اما بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار،  در مورد بازنگری در کل نحوه کار با اگزوز است.

پنج مرحله بازمهندسی فرآیند کسب و کار

برای اینکه بازمهندسی فرآیند کسب و کارشفاف و کارآمد باشد، ذینفعان باید درک بهتری از مراحل کلیدی درگیر در آن داشته باشند. اگرچه این فرآیند می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، اما در زیر 5 مرحله بازمهندسی فرآیند کسب و کار به طور خلاصه آورده شده است:

1.            وضعیت فعلی فرآیندهای کسب و کار خود را ترسیم کنید

داده ها را از همه منابع - هم ابزار نرم‌افزاری و هم ذینفعان - جمع آوری کرده و توجه کنید که فرآیند در حال حاضر چگونه انجام می شود.

2.            آنها را تجزیه و تحلیل کنید و هرگونه شکاف را بیابید

تمام خطاها و تأخیرهایی را که مانع از اجرای مراحل فرآیند می‌شوند، شناسایی کنید. اطمینان حاصل کنید که آیا تمام جزئیات در مراحل مربوطه برای تصمیم‌گیری سریع ذینفعان موجود است یا خیر.

3.            به دنبال فرصت های بهبود باشید و آن‌ها را تأیید کنید

بررسی کنید که آیا تمام مراحل کاملاً ضروری هستند یا خیر.

4.            یک نقشه فرآیند پیشرفته و به روز طراحی کنید

فرآیند جدیدی ایجاد کنید که تمام مشکلاتی را که شناسایی کردید حل کند. از طراحی یک فرآیند کاملاً جدید که مطمئناً به خوبی کار می‌کند، نترسید. KPI  را برای هر مرحله از فرآیند تعیین کنید.

5.            تغییرات حالت آینده را اجرا کرده و مراقب وابستگی‌ها باشید

همه ذینفعان را از روند جدید آگاه کنید. فقط زمانی ادامه دهید که همه در هیئت مدیره باشند و در مورد نحوه عملکرد فرآیند جدید آموزش ببینند و به طور مداوم KPI ها را زیر نظر داشته باشید.

* مطلب فوق رپرتاژ اگهی می باشد و سایت خبری رصداقتصادی مسئولیتی بابت آن ندارد ..... 

طراحی فرآیند کسب و کار و نکات کلیدی آن